warunki

Zarząd może jednak to zrobić dopiero, gdy zostaną spełnione określone warunki.
Po pierwsze, musi on sporządzić protokół z indywidualnego zbierania głosów.
Po drugie, wspomniany protokół razem z protokołem komisji skrutacyjnej (sporządzonym na zebraniu) będzie zawierał wyniki głosowania.
Nie oznacza to jednak, że jeżeli wspólnota postępuje inaczej, to działa nieprawidłowo. W jednej więc wspólnocie głosowanie może odbywać się poprzez podniesienie ręki właścicieli obecnych na sali, po czym w protokole umieszcza się notatkę z wyników głosowania.
W innej z kolei składa się podpisy pod projektem uchwały. Trzeba jednak pamiętać, że każda uchwała może być zaskarżona do sądu, dlatego warto zadbać o jakość dokumentacji z przebiegu zebrań, by łatwo można było stwierdzić, czy dana uchwała została podjęta prawidłowo.

Data przy głosowaniu

W naszej wspólnocie mieszkaniowej powstał konflikt dotyczący jednego z rodzajów głosowania. Czy przy podpisie pod uchwałą podejmowaną przez wspólnotę drogą obiegową powinno się wpisać datę głosowania?
Genowefa Baziuk-Płaska, Stowarzyszenie Wspólny Dom – Jeżeli uchwała wspólnoty jest podejmowana w części lub w całości w trybie indywidualnego zbierania głosów, to data podpisu na liście do głosowania pozwala ustalić moment, w którym została podjęta. Datą podjęcia byłaby data głosowania przez osobę, której głos spowodował przekroczenie 50 proc. udziałów (lub głosów w przypadku głosowania zgodnego z zasadą, że każdemu właścicielowi przysługuje jeden głos). Miałoby to znaczenie w przypadku uchwał opatrzonych klauzulą „uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia” (ewentualnie inną, uzależniającą datę wejścia w życie uchwały od daty jej podjęcia).
W obowiązującym od kilkunastu lat porządku prawnym prawo może obowiązywać, jeżeli jest podane do wiadomości zainteresowanych. A we wspólnocie mieszkaniowej zainteresowanymi są wszyscy właściciele lokali, nawet jeśli uchwała ma być realizowana tylko przez zarząd wspólnoty. Ustawa o własności lokali nie tylko wymaga powiadomienia wszystkich właścicieli lokali, lecz także od daty powiadomienia uzależnia termin, w którym właścicielowi przysługuje prawo do zaskarżenia uchwały.
Wychodząc z powyższych zasad, należy uznać, że jeżeli uchwała podejmowana jest w części lub w całości w trybie indywidualnego zbierania głosów, to zostaje ona podjęta, gdy zagłosuje za nią połowa właścicieli (licząc udziałami lub głosami), natomiast wchodzi w życie z dniem powiadomienia właścicieli lokali o fakcie jej podjęcia (chyba że zawiera ona klauzulę wskazującą inny, późniejszy termin wejścia uchwały w życie). W takiej sytuacji nie jest potrzebne umieszczanie na liście do głosowania daty, w której złożony został podpis, gdyż bieg terminów nie jest uzależniony od daty głosowania, lecz od daty powiadomienia właścicieli o podjęciu uchwały.

Protokół

Przepisy nic nie mówią, jak ma wyglądać porządek obrad na rocznym zebraniu, kto je prowadzi, protokołuje, jaki ma być protokół oraz jak przechowywać dokumentację. Utarło się jednak, że powinno mieć ono swojego przewodniczącego, protokolanta oraz komisję skrutacyjną.
Wtedy powstaje protokół z zebrania opisujący jego przebieg i głosowanie nad uchwałami.
Protokół i uchwały podpisuje przewodniczący zebrania – dodaje J. Łapiński. – Trzeba też podać w nim informację, czy taka uchwała została podjęta, w jakim trybie głosowano oraz o wynikach głosowania (uwzględniając przy tym zarówno głosy „za”, „przeciw” jak i „wstrzymujące się”).
Taka uchwała stanowi integralną część protokołu z zebrania ogółu właścicieli lokali. Ale nie tylko ona, bo także, o czym warto pamiętać: zawiadomienia o zebraniu właścicieli lokali, potwierdzenia wysłania zaproszeń na zebranie, lista obecności, protokół komisji skrutacyjnej wraz z kartami do głosowania.
Protokół z zebrania podpisuje protokolant oraz przewodniczący zebrania. Jeśli natomiast uchwałę podjęto w systemie mieszanym (tj. częściowo na zebraniu, a częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów), uprawnionym do podpisania uchwały jest zarząd wspólnoty (w wyjątkowych sytuacjach właściciele).

Sygnuje co najmniej dwóch

Oznacza to, że pod uchwałą powinny widnieć podpisy członków zarządu.
Jeśli jest wieloosobowy, to musi się podpisać co najmniej dwóch członków – wyjaśnia Jacek Łapińcki, ekspert ds. rynku nieruchomości.
Ta zasada obowiązuje także, gdy uchwała została podjęta częściowo na zebraniu, a częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo tylko w tym ostatnim trybie.
Jeżeli projekt uchwały dotyczy odwołania zarządu, a właściciele są z nim w konflikcie, to często zbierają głosy. W takim wypadku właśnie ich podpisy powinny widnieć pod uchwałą – dodaje Aleksander Snarski.

Uchwały wspólnoty podpisuje jej zarząd

Właściciele lokali decydują o losach swojej nieruchomości w uchwałach, które nie zawsze podpisują uprawnione osoby. Wtedy można je podważać. We wspólnotach mieszkaniowych trwa sezon rocznych zebrań, na których zapadają najważniejsze decyzje, m.in. jaki jest budżet wspólnoty na dany rok oraz jakie będą w tym roku zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej.
Niestety, bardzo często uchwały, które podejmują, podpisuje niewłaściwa osoba. Na ogół robi to administrator lub zarządca z firmy, która ma zawartą ze wspólnotą umowę na zarządzanie – mówi Aleksander Snarski, prawnik z Polskiego Stowarzyszenia Zarządców Nieruchomości.
Tymczasem w swoim art. 21 ustawa o własności lokali mówi wyraźnie, że to zarząd, a nie zarządca (któremu zlecono administrację) kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między właścicielami.

Kiedy wspólnota obraduje

Każdy właściciel powinien zostać pisemnie powiadomiony o zebraniu, i to z minimum tygodniowym wyprzedzeniem. Prawidłowe zawiadomienie powinno zawierać: dzień, godzinę, miejsce, porządek obrad. Do zawiadomienia dołącza się projekty uchwał, które mają być poddane pod głosowanie na zebraniu, przede wszystkim:
• projekt rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• sprawozdania zarządu z jego działalności,
• uchwały o udzieleniu absolutorium zarządowi,
• innych uchwał, które przygotowali właściciele lub zarząd, a które mają być przedmiotem obrad, np. dotyczących odwołania całego zarządu lub jednego z jego członków.

Przebieg zebrania

Zebrania wspólnoty różnią się od zwykłych zebrań. Nikt nie stwierdza, czy istnieje na nich kworum. O tym, czy uchwała została podjęta czy nie, decyduje to, czy za jej podjęciem wypowiedziała się większość właścicieli.
Właściciele głosują udziałami. Im wyższy udział w nieruchomości wspólnej, tym więcej głosów ma dany właściciel (od tej zasady są wyjątki).
Jeżeli na zebranie nie przyjdą wszyscy właściciele, to do nieobecnych wysyła się zawiadomienia, że dalsze głosowanie nad projektami uchwał rozesłanymi razem z zawiadomieniem o rocznym zebraniu będzie kontynuowane do określonej daty w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Nie zawsze wszyscy właściciele są zadowoleni z podjętych uchwał. Mogą wtedy walczyć o swoje racje w sądzie powszechnym.